Objetivo
Esta Política de Segurança da Informação – PSI tem como propósito estabelecer diretrizes, controles e responsabilidades para o tratamento e uso de informações, em conformidade com as normas e legislação em vigor. Comprometemo-nos a proteger os dados sob a responsabilidade da Vizani & Tostes Advogados Associados. Esta PSI deve ser estritamente seguida por todos os sócios (advogados), funcionários, estagiários, prestadores de serviços, consultores, colaboradores e correspondentes.
Definições
Informação: Conjunto de dados e conhecimentos cruciais no contexto jurídico e empresarial, cujo vazamento pode acarretar sérios prejuízos.
Segurança da Informação: Assegurar a confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticidade das informações.
Confidencialidade: Garantir que a informação seja conhecida apenas por indivíduos autorizados.
Integridade: Manter as informações íntegras, sem alterações indevidas.
Disponibilidade: Garantir acesso autorizado à informação quando necessário.
Autenticidade: Garantir a identidade do remetente da informação e a integridade da mesma.
Incidente de Segurança da Informação: Evento que ameaça a confidencialidade, integridade, disponibilidade ou autenticidade da informação.
Risco de Segurança da Informação: Riscos associados àviolação da confidencialidade, integridade, autenticidade e disponibilidade das informações, tanto físicas quanto digitais.
Responsabilidades
Todos os sócios (advogados), funcionários, estagiários, prestadores de serviços, consultores, colaboradores e correspondentes são responsáveis por cumprir integralmente esta PSI. Em caso de dúvidas, é crucial buscar orientação junto aos gestores. Vazamentos, modificações, divulgações ou destruições não autorizadas de informações, resultantes de erros, fraudes, vandalismo, espionagem ou sabotagem, podem causar danos severos à Vizani & Tostes Advogados Associados e a terceiros.
É essencial que cada indivíduo compreenda a relevância da segurança da informação em suas atividades diárias, protegendo as informações contra acessos não autorizados, modificações, destruições ou divulgações, além de garantir o uso seguro dos recursos tecnológicos e o cumprimento das leis e normas pertinentes.
O descumprimento ou ameaça de violação desta política deve ser comunicado imediatamente ao setor administrativo.
Violações de Segurança da Informação e Sanções
Quaisquer violações de segurança devem ser imediatamente comunicadas ao setor administrativo da Vizani & Tostes, que analisará e investigará a ocorrência, adotando medidas corretivas necessárias.
O não cumprimento dos princípios estabelecidos nesta PSI pode resultar em advertência, multa conforme acordado em confidencialidade, rescisão contratual e, em casos graves, implicações legais, tanto civil quanto criminal.
Utilização das Estações de Trabalho
Notebook – Em regra, cada colaborador recebe um notebook e trabalha de forma hibrida (parte presencial, parte em home office) dele acessa nossos dados de e-mail, pastas de arquivos (Estrutura google completa cloud), software juridico, todos via web com login e senha individual com logs de auditoria.
Proibimos o salvamento de senhas de acesso, bem como o armazenamento de arquivos do escritório nas máquinas, sendo o nosso sistema de servidor na nuvem via google drive com logs, de maneira que nada pode ficar na máquina e em caso de extravio solicitamos o bloqueio de acesso às máquinas como contingência e todos os dados dos notebooks são criptografados com o bitlocker.
Mensalmente nossa empresa de auditoria em tecnologia visita as máquinas com os dados de administração remotamente para aferição se uso da máquina está em conformidade com as regras através da ferramenta “any desk”.
As regras se aplicam ao uso de qualquer ferramenta fornecida pela Vizani & Tostes para o uso através de celulares fornecidos ou não pela Vizani & Tostes.
Acesso aos Sistemas e Recursos de Rede
Sócios (advogados), funcionários, estagiários, prestadores de serviços, consultores e colaboradores são responsáveis pela utilização segura de senhas e autorizações de acesso a sistemas. O acesso a informações e sistemas é autorizado com base no princípio do mínimo acesso necessário, revisado periodicamente.
Sistema de armazenamento de arquivos e dados – google drive, conforme nossa política organizacional setorizada e com hierarquia de acesso de conformidade com a função exercida.
Meeting – as configurações só podem ser feitas pela administração, de modo que reuniões online só podem ser gravadas se todos os participantes consentirem, as audiências são armazenadas pelo período de manutenção do processo e retenção legal.
Chat– via Messenger via reuniões com os clientes e via whastapp e são transformados em tratativas via pdf e armazenados no sistema do software jurídico relatando o atendimento. Feito isto são descartadas automaticamente do WhatsApp business – conta comercial.
É proibido o uso de whatsapp privativo que não seja fornecido pela empresa nas relações do escritório com clientes, parceiros e fornecedores relacionados ao escritório.
Software jurídico – acesso com hierarquia e permissões diferenciadas, com login individual onde armazenamos nossos processos e demais operações do escritório e arquivos de uso restrito.
Redes sociais - A Vizani &Tostes utiliza oficialmente a rede corporativa Linked In – fornecemos treinamento periódico de como se portarem na rede corporativa e nas redes sociais pessoais de modo a seguirem um padrão ético e respeitoso, conforme nossos códigos de conduta, ética e integridade.
WhatsApp – corporativo número do escritório individual com mensagens padronizadas, é proibido passar dados, arquivos e armazenamento.
Site – não há riscos , a não ser a política de privacidade lá escrita, não armazenamos cookies ou qualquer dado sensível.
Intranet - acesso ao conjunto de políticas e aviso de comunicação interna.
Requisitos de Segurança do Ambiente Lógico
O acesso aos ambientes lógicos da Vizani & Tostes é estritamente controlado para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham visualização. Autorizações são revisadas e registradas continuamente, visando à proteção contra ameaças e ações não autorizadas.
Controle de Acesso Lógico (baseado em senhas)
Indivíduos são responsáveis por todos os atos realizados com suas senhas individuais. Senhas devem ser mantidas em sigilo, alteradas periodicamente e não registradas em nenhum local. Máquinas e estações de trabalho devem ser protegidas contra danos, acesso não autorizado e uso indevido.
Diretrizes Quanto à Utilização da Rede Corporativa
Arquivos devem ser salvos na rede para garantir backups adequados. O uso da rede para armazenamento de arquivos pessoais é proibido, assim como a divulgação de conteúdo impróprio. Backups são realizados diariamente para preservar a confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticidade da informação.
Sistemas e Softwares
A execução de programas que comprometam a segurança, a propagação de vírus e a violação de direitos autorais são estritamente proibidos. Sistemas devem ter controle de acesso, e a documentação do sistema e licenças de software devem ser mantidas atualizadas.
Instalação de Softwares
A instalação de softwares deve ser realizada apenas por pessoal autorizado de TI, utilizando softwares originais homologados. O uso de softwares ilegais é proibido e sujeito a sanções.
Diretrizes para Utilização do E-mail Corporativo
O e-mail corporativo deve ser utilizado exclusivamente para assuntos corporativos. O envio de e-mails em massa (spam) e correntes é proibido. Informações confidenciais devem ser protegidas com senhas fortes ao serem enviadas para e-mails externos com advertência da confidencialidade.
Google e suas ferramentas – acesso restrito com logs , e-mail individual, não pode trocar anexos, devem enviar links contendo os arquivos estritamente necessários a pessoas autorizadas com permissão para comentários ou alterações e cientes das nossas normas de circulação de documentos e confidencialidade. O Link é autorizado e direcionado apenas aos e-mails de destinatários com ou sem permissão de alteração, conforme o caso concreto.
O link é temporário e com prazo de validade.
Diretrizes para Utilização da Internet
O acesso à internet deve ser restrito a fins corporativos, evitando conteúdos impróprios. O uso do nome da Vizani & Tostes em mídias sociais e chat é padronizado, assim como as mensagens online, fora dos padrões de conduta e ética, requer revisão prévia e autorização da administração.
Diretrizes para Utilização de Mídias Removíveis
É proibida a utilização de mídias removíveis nas máquinas a serviço do escritório.
Diretrizes para Utilização de Equipamentos Particulares
Equipamentos particulares não devem ser usados para armazenar informações da Vizani &Tostes Advogados Associados.
Controles de Acesso Físico
O acesso físico às instalações da Vizani & Tostes é restrito a indivíduos devidamente autorizados, mediante prévio cadastramento e fornecimento de cartão eletrônico pela recepção do edifício. Esse cartão eletrônico proporciona acesso individual às catracas, que conduzem aos elevadores e escadas.
No andar que abriga o escritório ou base da Vizani & Tostes, funcionários e visitantes são identificados na recepção. Acesso à área interna e às estações de trabalho é concedido exclusivamente a sócios, colaboradores e estagiários devidamente autorizados.
Política da Mesa Limpa
Nenhuma informação confidencial deve ser deixada visível, seja em papel ou em dispositivos eletrônicos. Ao utilizar uma impressora coletiva, o documento impresso deve ser imediatamente recolhido.
Documentos confidenciais não devem ser utilizados como rascunho e devem ser destruídos imediatamente após o descarte.
Após o recebimento de fax ou extração de cópia de arquivo confidencial, esses documentos devem ser digitalizados imediatamente na pasta de destino e os físicos devem ser destruídos, resguardada as hipóteses de documentos originais exigidos em lei que fica em arquivo físico em pasta própria na sede da Vizani & Tostes ao encargo da administração.
Práticas de Comunicação Verbal
Assuntos confidenciais, nomes ou tratativas não devem ser discutidos ou comentados dentro ou fora do ambiente de trabalho, em locais públicos ou próximos a visitantes. Isso se aplica a interações por telefone, internet e mídias sociais tanto com colegas, parentes ou fornecedores.
Acordo de Confidencialidade, Treinamento, Atualização e Divulgação
Obrigatório que todos os profissionais, ao ingressarem na Vizani & Tostes, assinem o acordo de confidencialidade e não divulgação, comprometendo-se com as informações do escritório, clientes e terceiros.
Treinamento é disponibilizado aos profissionais admitidos, abordando questões de proteção e segurança da informação, Leis Anticorrupção e Combate à Lavagem de Dinheiro, assim como os princípios, políticas e procedimentos da Vizani & Tostes, de seus clientes e se aplica aos seus fornecedores.
Esta política deve ser rigorosamente seguida, considerando as necessidades e responsabilidades específicas de sócios, advogados, associados, estagiários, prestadores de serviços, consultores, colaboradores e correspondentes.
O conteúdo desta política é amplamente atualizado e divulgado.
Recomenda-se a leitura periódica para melhor compreensão.
Procedimento para Rescisão, Remoção de Direitos de Acesso
Ao encerrar o vínculo com a Vizani & Tostes, os direitos de acesso à rede ou sistemas internos são imediatamente revogados.
Compromissos assumidos, tanto pelo acordo de confidencialidade quanto pela PSI, permanecem válidos após o desligamento.
Direito de Propriedade
Produtos resultantes do trabalho, como coleta de dados, documentos, sistemas, metodologias, entre outros, são propriedade da Vizani &Tostes Advogados Associados. Em caso de término do vínculo, o indivíduo deve devolver todas as informações confidenciais geradas ou emitir uma declaração de destruição e descarte.
Leis e Regulamentos
É responsabilidade individual de todos conhecer e cumprir a legislação, requisitos legais, normas e padrões locais vigentes.
Disposições Finais
Esta política foi aprovada pelos sócios administradores da Vizani & Tostes e será revisada pelo menos uma vez ao ano, com registro da versão e data da revisão e disponibilizada internamente para ciência de todos.
Última atualização: 01/10/2023.